Zapier 사용법

Zapier란?

Zapier는 약 5,000개 이상의 툴과 서비스의 연동을 지원하는 노코드 자동화 툴입니다. 이 툴을 사용하면 특별한 개발 지식 없이 클릭 몇 번만으로 다양한 업무를 자동화할 수 있습니다.

Zapier를 이해하는 데는 ‘트리거(Trigger)’와 ‘액션(Action)’ 두 가지가 중요합니다. 트리거는 업무 자동화를 촉발시키는 행위를 뜻하고, 액션은 트리거가 발생했을 때 앱이나 서비스 간 연동을 통해 일어나길 바라는 결과를 뜻합니다. 예를 들어, 이메일이 온다거나, 페이스북에 새 게시물을 작성한다거나, 고객의 새로운 리드가 들어오는 것이 트리거가 될 수 있습니다. 그리고 이메일이 왔을 때 메시지를 받는다거나, 페이스북에 새 게시물을 작성했을 때 자동으로 트위터에도 작성되는 것이나, 새로운 고객 리드가 들어왔을 때 우리 팀이 사용하는 고객 관리 프로그램(CRM)에 기록되는 행위가 액션인 것입니다.

 

Zapier 시작하기

Zapier를 사용하기 위해서는 먼저 Zapier 웹사이트에 가입해야 합니다. 가입 후에는 [잽 만들기(Create Zap)] 버튼을 눌러서 자신의 업무에 맞는 트리거와 액션을 설정하면 됩니다.

Zapier에서는 'A 하면 B 하는 것'을 잽(Zap)이라는 기본 단위로 부릅니다. 요금제에 따라 다른 Zap의 개수를 제공하는데, 무료 요금제에서도 5개의 잽을 제공하고 이 잽은 15분 단위로 업데이트가 됩니다.

 

Zapier 활용 방법

Zapier를 활용하는 방법은 다양합니다. 예를 들어, 다양한 공식 SNS 계정을 운영하는 마케터라면 하나의 콘텐츠를 다양한 플랫폼에 게시하는 업무를 자동화할 수 있습니다. 또한, 고객 응대 업무를 여러 명이 진행하는 팀에서는 공식 이메일로 환불 요청 메일을 받았을 때, 담당자에게 자동으로 알람을 보낸 뒤 해당 메일 내용을 스프레드시트에 저장하는 것도 가능합니다.

Zapier 홈페이지에서는 직무에 따라 활용하기 좋은 연동 템플릿을 제공하고 있습니다. 또한, 내가 자주 사용하는 툴이나 서비스 이름으로 검색하면 활용할 수 있는 템플릿도 제공해 줍니다.

 

 

Zapier 활용 예시

 

1. 기록 업데이트 확인: 업무 기록을 잘 남겨야 합니다. 노션이나 컨플루언스와 같은 문서 기록 서비스에 보통 정리해두곤 합니다. 이런 우리 팀 만의 위키가 업데이트되거나 새로운 항목이 추가됐을 때 메시지로 받아볼 수 있게 연동해 두면 보물 같은 사내 정보 자산의 최신화 상태를 항상 파악할 수 있습니다.

2. 반복적인 알림: 업무를 하다보면 동료에게 단순하게 반복되는 메시지를 보내는 경우도 종종 생기곤 합니다. 이런 부분도 재피어를 통해 자동화해 두면 소통 시간을 줄일 수 있습니다.

3. 설문과 피드백 확인: 업무 중에 설문지를 많이 활용하시나요? 이럴 때 매번 설문지 결과 페이지에 들어가 새로고침을 누르며 어떤 응답이 들어왔는지 확인하는 것은 매우 비효율적입니다. 타입폼이나 구글 스프레드시트와 같이 우리 팀에서 주로 사용하는 설문지 서비스를 재피어로 연동하면 응답이 올 때마다 메시지로 그때그때 응답 내용을 확인할 수 있습니다.

4. 업무 내용 공유: 이메일은 업무에서 여전히 중요한 툴입니다. 이메일도 재피어를 활용하면 제목에 특정 키워드가 들어간 이메일, 특정인이 보낸 이메일 등 원하는 이메일을 메시지로 받아볼 수 있습니다.

 

 

마무리

Zapier는 업무 자동화를 위한 강력한 도구입니다. 하지만 이 도구를 효과적으로 사용하기 위해서는 우선 자신의 업무 흐름을 잘 이해하고, 어떤 부분을 자동화할 것인지를 명확히 파악하는 것이 중요합니다. 이를 통해 Zapier를 활용하여 업무 효율성을 크게 향상시킬 수 있습니다.